職場でのコミュニケーションを「性格に左右されないもの」にする方法

こんな場面を考えてみてください。あなたはチームでクリエイティブなブレインストーミングをしています。あるメンバーは、次々とアイデアを出して議論を主導し、矢継ぎ早に話して、ほかの人が口を挟む余地をほとんど与えません。別のメンバーは静かに聞いているように見えますが、非現実的なアイデアや明確さの欠如に苛立ちを感じていることがわかります。3人目は自分の考えを共有する適切なタイミングを待っていますが、テンポの速いやり取りに割って入ることには抵抗を感じています。

リーダーなら誰もが知っているように、職場における異なる性格をうまくまとめるのは簡単ではありません。衝突した際に対立を避けながら、全員が自分の可能性を発揮できるようにするには、具体的な働きかけが必要です。多くの戦略は役割の明確化を中心としています。つまり、誰もが自分が最も力を発揮できる貢献の場と、自分の強みが全体像の中でどう生きるかを理解できるようにする技術です。一方で、コミュニケーションの習慣は「自然に起こるもの」として見過ごされがちです。実際には、優れたコミュニケーションこそがチーム、意思決定、成果をつなぐ糸です。効果的にコミュニケーションできなければ、どれほど優れた仕組みでも、誤解の重圧によって崩れてしまう可能性があります。 

「パーソナリティ・プルーフィング」とは、あるコミュニケーションスタイルをほかより優遇しない、健全なコミュニケーション習慣を確立することを指します。これにより、ブレインストーミングが得意な人、静かな観察者、そしてあらゆる性格タイプが、互いに話がすれ違うことなく共存し、協力できる場が生まれます。  

コミュニケーションは組織の弱点 

多くの組織にとって、コミュニケーションは弱点です。Grammarly and The Harris Pollによる2024年の報告では、コミュニケーション不足による企業の年間損失は最大1兆2,000億ドルに上り、ビジネスリーダーの4人に3人近くが、自分のチームはコミュニケーションに苦労していると述べました。また、Staffbaseによる2024年の大規模調査では、転職を検討している従業員の61%が、社内コミュニケーションの不十分さを主要な要因として挙げています。 

従業員や経営幹部のほぼ全員が、コミュニケーションの弱さを職場での失敗の主因として指摘しています。もう一つは協働の不足ですが、率直に言えば、これも多くの場合コミュニケーション不足の別の症状にすぎません。人々がどのように、あるいはいつつながればよいかわからないと、どれほど善意があっても雑音の中に埋もれてしまいます。

実務レベルでは、コミュニケーションの失敗を見つけるのは難しいことがあります。日常的なやり取りの中で、私たちはさまざまな微妙でありながら重大な形で、誤解したり、見落としたり、衝突したりします。コミュニケーションが明確でない場合、チームメンバーは回避策を見つけるかもしれません。また、プロジェクトが頓挫した後や、辛辣なフィードバックが予想外の形でついに表面化した後になって初めて、本当の不満の原因が明らかになるまで、対立がしばらくくすぶり続けることもあります。

Myers-Briggsのような性格フレームワークは、こうした行き違いがどのように起きるかを理解する助けになります。この広く知られた性格システムは、16タイプによって情報の伝え方や受け取り方が異なることを示しており、その場にいる性格の組み合わせ次第で、会話がどこで円滑に進むか、あるいはどこで破綻しうるかを予測するための有用なツールです。たとえば、次のようなよくある場面を思い浮かべてみてください。 

• その場で最も声の大きい人が、最も注目を集めます。とりわけIntrovertsなど、一部の性格タイプはアイデアを整理するのに時間を必要とするため、議論が速く進むとついていくのが難しい場合があります。一方、Extravertedの同僚は、自分の考えを声に出しながら整理していますが、熟考する時間があると力を発揮する静かなチームメンバーを圧倒したり、発言の場から締め出したりしていることに気づいていないかもしれません。

• 誰かが傷つきます。直接的で率直なコミュニケーターは、ときに、より個人的で外交的なアプローチを好む同僚を意図せず傷つけてしまいます。たとえば、Thinker-Judgerタイプは、「会議の前に、あなたの報告書の間違いをさっと直しましょう」と言うかもしれません。本人は効率的に進めようとしているだけですが、感情や価値観に基づいて意思決定するFeelingタイプは、それを個人への批判として受け取る可能性があります。 
• ある同僚が、さらに情報を求め続けます。分析的で細部を重視するタイプは、意思決定する前にすべての事実を必要とします。徹底的な情報要求によって全体像を重視する人を圧倒したり、「その戦略がうまくいかない10の理由」を指摘して不満を生んだりすることがあります。一方で、Intuitiveタイプや行動志向のタイプは、すべての詳細が集まる前に先へ進もうとするかもしれません。「もう先に進めませんか？ 残りは進みながら考えましょう」という言葉は、詳細について話し合いたい人には無謀に聞こえることがあります。

職場のコミュニケーションをパーソナリティ・プルーフする方法 

次のような小さな変化から始めて、実際に誰にとっても機能するコミュニケーションをつくりましょう。

1. 自分自身のコミュニケーションスタイルを知る 

チームに、Truityの職場向けTypeFinder®のような性格診断テストを受けてもらいましょう。これにより、一人ひとりのコミュニケーションの好み、習慣、盲点が明らかになります。全員にレポートを読み、自分本来のコミュニケーションスタイルが緊張感のある状況や非生産的な状況につながった場面を振り返ってもらいましょう。どのようなパターンに気づくでしょうか。次回、明確さを高めたり信頼を築いたりするために、何を変えられるでしょうか。

2. 先入観を手放す

よく話し、率直に意見を述べることは、能力が高いことと誤解されがちです。BerkeleyのHaas School of Businessは、より「支配的」な行動をとる人は、実際のスキルが伴っていなくても、より有能だと見なされる傾向があることを発見しました。これは、仕事で優れた能力を発揮していても、発言が多くないというだけで評価やリーダーシップの機会を見送られがちな、物静かな人たちにとって問題です。指示的なスタイル、内省的なスタイル、あるいはその中間のスタイルなど、すべてのコミュニケーションスタイルは同じように価値があり、認められるべきだとチームに伝えましょう。

3. 相手のコミュニケーションスタイルに合わせてメッセージを調整する

チームメンバーがどのように行動するかを観察しましょう。世間話を嫌がるでしょうか。その場合は、雑談を省いてすぐに本題へ入るほうが、より効果的にコミュニケーションできます。静かで穏やかな声で話すでしょうか。言葉遣いをやわらげ、相手の話を辛抱強く聞きましょう。提案について考える時間が必要でしょうか。後で改めて話しかけるか、アイデアを書面で送って、じっくり考えたうえで返答できるようにしましょう。誰かが批判的なフィードバックに明らかに居心地の悪さを感じている場合は、穏やかに言い換えるか、まず肯定的な点に焦点を当てましょう。受け手に合わせてコミュニケーションを調整することで、意図したとおりにメッセージが伝わります。

4. 複数のコミュニケーションチャネルを使う 

職場で単一のコミュニケーションチャネルだけに頼るのは制約になる可能性があります。チームメンバーによっては、あなたが好む方法では自分を十分に表現できないと感じるかもしれません。たとえば、ENTPとESFPは、アイデアの交換、即時のフィードバック、グループでの参加によって活力を得るため、Slackのようなプラットフォームを好むことがあります。対照的に、体系的なISTJやISFJは、返信する前に考えを振り返り整理する時間を取れる、メールやプロジェクト管理ボードなどの非同期型の文書チャネルを好むかもしれません。チームメンバーに好みのコミュニケーションチャネルを尋ね、選択肢を確保しましょう。

5. 会議ではさまざまな声を促す 

チーム会議の始めに、全員の意見を聞きたいこと、そしてすべての視点を大切にしていることを伝えましょう。順番に発言するという構造を設ければ、全員に話す機会が生まれます。また、追加の問いかけによって、物静かな人にも意見を表現するよう促せます。「今共有された内容について、どう思いますか？」のように尋ねることは、アイデアを引き出す有効な方法です。誰かが言ったことを土台にして話せるため、突然指名されたように感じずに済みます。 

6. 1対1の確認の時間を設ける 

従業員がオフィス勤務かリモート勤務かにかかわらず、定期的に1対1のミーティングを設定しましょう。こうした確認の場には、厳格な議題は必要ありません。この時間を使って近況を確認し、チーム内のコミュニケーションも含め、懸念を伝えたりアイデアを共有したりできる個人的な場を設けましょう。

確認の場は、模範を示し、コミュニケーションを双方向のものにするための簡単な方法です。Public Relations Reviewに掲載された研究では、リーダーがチームとの双方向コミュニケーションを促すと、従業員は心を開き、意見を共有し、フィードバックを求め、創造的に働く可能性が高くなることがわかりました。その結果、より幸福で、より革新的で、成功するチームが生まれます。