マネージャーがビッグファイブを活用し、誰にとっても機能するハイブリッド勤務日を設計する方法

ハイブリッド勤務は、紙の上ではシンプルに見えることがよくあります。1つのチーム、週に2日または3日はオフィス勤務、残りは在宅勤務。全員に同じ方針が適用されます。

しかし、当事者にとっては、その5日間の感じ方はまったく異なることがあり、そこから生まれる仕事の成果にも同じように大きな差が出ることがあります。ホワイトボードを囲んだり、廊下で雑談したりすることで活力を得る人もいます。騒音や中断に疲れ果てて帰宅する人もいます。また、リモート勤務の日には、自分が少しずつ見えない存在になっているのではないかと感じる人もいます。方針は同じでも、体験は同じではありません。

違いを生むのは、そこにいる人々と、その人本来の働き方に基づいて「良い一日」がどのようなものかという点です。 

ビッグファイブの視点で見るハイブリッド勤務

ビッグファイブは、Extraversion、Conscientiousness、Agreeableness、Neuroticism、Openness to Experienceという5つの大きな特性に沿って人を捉えるパーソナリティモデルです。誰もがこの5つの特性を、それぞれある程度備えています。私が大きなチームを管理していたときは、特性の組み合わせが多様な人材を積極的に探していました。なぜなら、強みの多様性がグループ全体のレジリエンスを高めるからです。 

ハイブリッド環境では、これらの特性は、在宅とオフィスの組み合わせを好む人と、それに苦労する人がいる理由の説明にも役立ちます。実際、固定されたハイブリッド勤務の1週間を通じて、人がどのように集中し、回復するかを考えると、非常に明確なパターンが見えてきます。 

管理職としては、基本的な出社回帰（RTO）の枠組みを大きく動かせない中で、こうした違いにどう対応するかは、あまり明白ではありません。ビッグファイブの特性理論を用いてハイブリッド勤務の体験を分解し、役立つ戦略を探っていきましょう。

Extraversion：人との時間と静かな時間のバランス

Extraversionとは、外の世界、特に他者との交流や活動からエネルギーや刺激を得る特性です。ハイブリッド環境では、Extraversionが高いチームメンバーはオフィス勤務の日を楽しみにすることが多いでしょう。誰かのデスクで状況を確認したり、対面でアイデアを話し合ったりすることが、動きながら考える助けになるため、彼らは頭がすっきりした状態で帰ります。Zoomでの通話では、同じような高揚感は得られません。 

Extraversionが低い人（Introverts）は、より静かな環境でエネルギーを保つ傾向があり、騒音や対人関係上の要求によって、より早く消耗します。オープンプランのオフィスに多くの会議が加わると、一日の終わりには刺激過多になり、実際の成果はほとんど出せないという状況になりかねません。 

2021年4月、Truityは調査を実施し、パンデミックによるロックダウン後にオフィスへ戻る3,000人以上を対象にしました。その結果、IntrovertsはExtravertsと比べて、対面勤務への復帰を恐れる可能性がほぼ2倍高いことがわかりました。この差がなくなったと考えるのはナイーブです。今では、同じハイブリッド勤務スケジュールを人々がどう体験するかという形で表れているにすぎません。

Extraversionの水準の違いに配慮した実践的な設計方法：

• オフィス勤務の日は、本来の目的どおり、リアルタイムの話し合いやその場での問題解決が真に有益な仕事に使いましょう。
• オフィス勤務の日にも、明確に区切った静かな時間を確保しましょう。交流でより早く疲れるIntrovertsも、絶えず中断されることなく集中作業を進められます。
• より長い集中や、慎重に考えた文章での思考を必要とする仕事には、リモート勤務の日を基本としましょう。「あふれた」会議で埋め尽くすことは避けてください。
• どの会話を対面で行い、どの会話を文章で行うべきかを明確にしましょう。そうすれば、Extraversionが高い人が会議を待ち続ける一方で、より静かな同僚はその話題を文書やチャネルで済ませるものだと考えている、という状況を防げます。

Conscientiousness：構造と柔軟性

Conscientiousnessは、その人がどれほど整理整頓され、信頼でき、目標に集中しているかを示します。この特性が高い人は前もって計画を立て、自分に何が求められているかを正確に把握したいと考えます。約束をきちんと果たし、自分の仕事の質に責任を感じることが多いでしょう。

Conscientiousnessが低い人は、より自発的で、ルールや構造に対してゆったりとした傾向があります。目の前にあることに対応することを好むため、予測不能で変化の速い状況では理想的なチームメンバーになりますが、手順が多すぎると窮屈に感じることがあります。

ハイブリッド勤務では、こうした違いは、変化するスケジュールや期待に人がどう反応するかに表れます。Conscientiousnessが非常に高いチームメンバーは、固定的で予測可能なRTOパターンを好みます。週ごとに変更されると、ストレスを感じるでしょう。Conscientiousnessが低いチームメンバーは、大まかなガードレールの範囲内で自分の一日を自由に組み立てられるときに、より意欲を感じるかもしれません。

Conscientiousnessの水準の違いに配慮した実践的な設計方法： 

• オフィス勤務日と在宅勤務日について、明確で予測可能なリズムを合意し、頻繁な直前変更は避けましょう。
• コアタイム、応答時間の基準、ハイブリッド環境でパフォーマンスをどう評価するかを含め、期待を明確にしましょう。
• その構造の中では、特にリモート勤務の日に、各自が集中時間をどう組み立てるかを選べる余地を与えましょう。 
• 1対1の面談を活用して、Conscientiousnessが非常に高い従業員が目に見えない仕事を抱え込んでいないか確認しましょう。 
• Conscientiousnessが低いチームメンバーには、共有ボードの更新やハイブリッド会議に準備して参加することなど、グループ全体を支えるシンプルで譲れない習慣をいくつかに絞って重視しましょう。 

Agreeableness：見えにくい「はい」の過負荷

Agreeablenessは、その人がどれほど協力的で親切か、また対立を避ける傾向がどれほどあるかを反映します。Agreeablenessが高い人は、全員が良好な関係を保つことを望み、平和を保つためだけにグループの合意に同調することがよくあります。Agreeablenessが低い人は意見の相違により抵抗がなく、何かが自分にとってうまく機能しないときには発言しやすい傾向があります。

ハイブリッド勤務では、Agreeablenessが非常に高い従業員が、ひそかに自分を過重負担にしてしまうことがあります。在宅勤務中は、自分がチームプレーヤーであり、仕事に真剣に取り組んでいることを証明しなければというプレッシャーを感じる場合があります。そのため、追加の業務や会議を引き受け、他の全員に合わせて一日の時間を引き延ばします。時間が経つにつれ、自分自身の優先事項はリストの最後に追いやられていきます。 

Agreeablenessが低い人は、不公平または非現実的に感じられるハイブリッド勤務のルールに、真っ先に疑問を呈するかもしれません。その率直なフィードバックを聞くことは不快かもしれませんが、Agreeablenessが高い人がただ受け入れてしまっている問題を指摘していることがよくあります。

Agreeablenessの水準の違いに配慮した実践的な設計方法： 

• 人々が舞台裏で何をし、何を引き受けているかに注意を払いましょう。 
• 「今週はそれを引き受ける余力がありません」といった言葉を普通に使えるようにし、自らもこの種の境界線の設定を実践しましょう。 
• めったに不満を言わず、いつも他者に合わせながら、なおすべての締め切りを守るチームメンバーには特に注意を払いましょう。「いいえ」と言えると感じているかを確認してください。 
• 誰かがルールやスケジュールに異議を唱えたときは、有用な情報として受け止めましょう。何が機能していないのか、他の人も同じように感じている可能性はないかを尋ねてください。 

Neuroticism：ストレスの管理

Neuroticismは、不安、心配、フラストレーションなどのネガティブな感情を、人がどのくらい頻繁に、またどのくらい強く経験するかを表します。Neuroticismが高い人は、脅威や不公平の兆候により敏感な傾向があり、何がうまくいかない可能性があるかを考える時間が長くなる場合があります。Neuroticismが低い人は、一般により感情的に安定しており、日々のストレス要因への反応も小さい傾向があります。

ハイブリッド勤務では、こうした違いがきわめて明確に表れることがあります。敏感なチームメンバーは、在宅勤務時に自分だけ別の基準で評価されていないか、オフィスで重要な会話を逃していないか、昇進は実際に出社している人により多く与えられるのではないかと心配するかもしれません。期待が曖昧だと、その空白を最悪のシナリオで埋めてしまいやすくなります。 

Neuroticismの水準の違いに配慮した実践的な設計方法： 

• ハイブリッド勤務でパフォーマンスをどのように測定するか、またオフィスへの出社が機会にとって実際にどの程度重要かを透明に示しましょう。 
• ハイブリッド勤務の方針や変更の背景にある理由を説明し、人々が推測したり最悪の事態を想定したりしないようにしましょう。 
• 何か問題が起きたときだけに確認の機会を設けるのではなく、定期的かつ予測可能な形で行いましょう。 
• 過剰に働く、休暇取得をためらう、絶えず安心を求めて確認するなど、不安の静かな兆候に注意しましょう。 
• スケジュールや期待を変更する際はできる限り早く通知し、質問を促して懸念に早い段階で対応できるようにしましょう。

Openness to Experience：多様性と安定性

Opennessは、好奇心が強く、想像力があり、新しいアイデアを受け入れやすい特性です。Opennessが高い人は多様性を楽しみます。新しいプロジェクト、新しい働き方、実験、変化にワクワクすることが多いでしょう。Opennessが低い人は、慣れ親しんだルーティンや実績のある方法を好みます。一日に何が起こるか予測できるときに、最も安心します。

ハイブリッド勤務の仕組みは、実験のための自然な場を生み出します。Opennessが高い従業員は、新しいハイブリッド勤務の構造、ツールの異なる使い方、会議パターンの変更を積極的に求めるかもしれません。毎週が同じに見えると、すぐに退屈して仕事への関与を失うことがあります。 

Opennessが低い人は、ハイブリッド勤務のルール、オフィス勤務日、チームの慣習が変わり続けると落ち着かなくなることがあります。ハイブリッド勤務の活用方法が絶えず流動的であれば、足元の地面がいつも動いているように感じるかもしれません。

Opennessの水準の違いに配慮した実践的な設計方法：

• どの日をオフィス勤務日にするか、どの会議を対面で行うかなど、ハイブリッド勤務の基本要素のいくつかは安定させましょう。 
• 新しいことを試したいときは、期間を限定した実験として扱い、見直し日を決めましょう。そうすることで、変化を安全で元に戻せるものとして感じられます。 
• 大きな変更の前には、Opennessが低いチームメンバーと話し、新しいパターンを試すことに安心感を持つには何が必要かを尋ねましょう。 
• 試行期間の後には、短い振り返りやアンケートを使って、どのハイブリッド勤務の実験を継続し、どれをやめるかを決めましょう。多様性と安定性のバランスを取ることが大切です。

チーム全体のためにまとめる

ハイブリッド勤務の方針は、おそらく常に妥協を伴うものです。人生のあらゆる時期にいるすべての人に合う、完璧なスケジュールはありません。ビッグファイブはこの現実をなくすものではありませんが、同じ計画がチーム内でこれほど異なって感じられる理由を理解し、より多くの人が燃え尽きることなく良い仕事をできるように調整するための、シンプルな方法を与えてくれます。

次のステップは、その理解をより実行しやすいハイブリッド勤務のリズムへと変えることです。まずは次の戦略から始めるとよいでしょう。

• チームに、自身のビッグファイブの特性を探求するよう促しましょう。これはTruity@Workのチーム診断プラットフォームを通じて簡単に行えます。 
• 現在のハイブリッド勤務をどう感じているかについて、構造化された会話を行いましょう。「オフィス勤務の日、最高の仕事をする助けになるものは何ですか。また、何に消耗しますか？」「リモート勤務の日、集中の助けになるものは何ですか。また、何が孤立感につながりますか？」といった質問をしてください。
• それらの回答にあるパターンを探しましょう。頻繁な変更にストレスを感じている人や、会議で埋め尽くされた終日のオフィス勤務に苦労している人はいませんか？
• 学んだことに基づき、会議、コミュニケーションツール、オフィス時間の使い方について、2つか3つの小さな調整に合意しましょう。その後、数週間を経て一緒に見直し、改善してください。
• チーム向けにビッグファイブのワークショップを開催することもできます。そこで各自の特性をもう少し深く掘り下げ、現在のハイブリッド勤務の仕組みの中で最高の仕事をするために役立つことについて話し合います。これにより、パーソナリティに関する言葉を、実践的で自然に話し合えるものにできます。

5つの異なる方針を設計しようとしているわけではないことを忘れないでください。それでは実行不可能です。むしろ、ビッグファイブを用いて自然な働き方のリズムを見つけ、チーム全体が納得できる、より公正な仕組みを作るのです。