リモートまたはハイブリッドチームを管理していますか？「生産性パラノイア」について、あなたの性格が語ること

リモートワークが2020年に初めて広く普及して以来、在宅勤務パラノイアについて多くが語られてきました。これは、視界に入らず意識にも残らないために忘れ去られるのではないか、あるいは何か間違ったことをしているのではないかと従業員が恐れる状態を指します。 

一方で、その反対側についてはあまり語られていません。リモートまたはハイブリッドのチームを率いる管理職は、生産性パラノイアに悩まされることがよくあります。これは、チームメンバーがデスクにいる姿を直接見られないため、本来あるべきほど懸命に働いていないのではないかという、根強い疑念です。ログイン時刻を細かく確認したり、Slackアプリを更新してチームメンバーがオンラインで働いているか確認したことがあるなら、すでにその典型的な症状を経験しています。

最近のMicrosoftの調査によると、従業員の87パーセントが自分は職場で生産的だと答えている一方、チームが仕事をきちんと完了させていると確信しているリーダーはわずか12パーセントです。明らかに認識と現実の間には隔たりがあり、ビッグファイブの性格システムは、その理解に役立ちます。

あなたは生産性パラノイアを経験していますか？ 

生産性パラノイアは、ときに勤勉さや管理職としての高い基準のように見えるため、気づきにくいものです。あなたの仕事はチームの生産性を最適化することなのですから、成果を把握しておきたいと思うのは当然です。頻繁な確認や監視も、単に職務を果たしているだけだと正当化しやすいでしょう。しかし時間がたつにつれ、その過度な警戒心は信頼を損ない、支えようとしているまさにその生産性を低下させかねません。次のような兆候があれば、あなたの監視は行き過ぎているかもしれません。

• 終わりのない会議やビデオ通話を予定に入れている、またはチームに一日中カメラをオンにするよう求めている。従業員が働いている姿を見られないと、絶えず進捗確認をしなければならないように感じるかもしれません。 
• 仕事や締め切りに対して非現実的な期待をしている。行動科学の教授であるアイェレット・フィッシュバックは、BBCを通じて、「仕事が物理的に見えないと、もっと早く終わっているべきだと考えがちです」と述べています。
• 従業員が忙しくしている兆候を常に確認している。メッセージへの返信はどれほど早いですか？共有ドキュメントにはどれほど長く取り組んでいますか？
• 時間を唯一の重要な成功指標として扱っている。これは、仕事の質ではなく、記録している労働時間によって従業員の生産性を測っていることを示しています。 

生産性パラノイアが有害である理由 

生産性パラノイアがあると、誰かがメッセージにすぐ返信しないとき、その人が怠けているからだと決めつけてしまうかもしれません。しかし実際には、集中を要する仕事に深く取り組んでいたり、当然の休憩を取っていたりする可能性があります。このような非論理的な思い込みは、チームのストレスを急上昇させる可能性があります。メンバーは、あなたの厳しい監視のもとでは、どれだけ頑張っても十分ではないと感じるかもしれません。さらには、どれほど懸命に働いても努力が十分に認められないのではないかという、持続的な不安である生産性不安を抱くことさえあります。

皮肉なことに、リーダーが目に見える成果を強く求めるほど、生産性は低下します。Slackの職場の現状レポートによると、従業員は時間のおよそ3分の1を、見栄えを保つために費やすことになります。つまり、管理職にはよく見えても、必ずしも実質的な前進につながらない仕事です。リモートのチームメンバーが忙しくしていることを証明しなければならないと感じると、エネルギーは真の成果ではなく、見せかけの進捗報告に吸い取られてしまいます。

それだけではありません。管理職に監視されていると感じる従業員の多くは、休憩を取る前にためらいます。また、忙しそうに見せることに意識が集中しすぎて、リスクを取ったり創造性を発揮したりすることを恐れるようになるかもしれません。あなたがデジタル上で肩越しに見張るために、従業員が休憩を避けたり残業したりしているなら、生産性パラノイアは燃え尽きの引き金になり得ます。一度失われた信頼を取り戻すのは容易ではありません。極端な場合、管理職の生産性パラノイアが従業員に別の職場を探すよう促すこともあります。

生産性パラノイアに陥りやすいビッグファイブの性格タイプ 

リモート管理において、どのビッグファイブの性格タイプが生産性パラノイアを最も抱きやすいかを直接調べた研究はまだ多くありません。そのため、以下は、これらの特性がこの状況での行動をどのように形づくるかについての関連性と、根拠に基づく推測です。ビッグファイブは、性格を5つの中核特性、すなわちOpenness、Conscientiousness、Extraversion、Agreeableness、Neuroticismに分ける、広く受け入れられているモデルです。それぞれが、人の考え方、感じ方、行動の異なる側面を表しています。

低いOpenness 

Opennessが低い管理職は、新しいアイデアを試すよりも明確な構造や確立された習慣を好み、不確実性をストレスに感じます。リモートワーカーを管理する際には、仕事の所要時間やチームメンバーが共有した進捗報告の数など、目に見える生産性指標に頼りがちかもしれません。こうした指標は、実証済みの方法に従うことで得られる具体的な安心感と予測可能性をもたらすからです。

高いNeuroticism 

Neuroticismは感情的反応性の特性であり、Neuroticismが高い人は心配しやすく、自分の判断をすぐに疑いがちです。チームがデスクで懸命に働いている様子を見られないと、締め切りに間に合わない、あるいは雇用を危険にさらすような大口顧客を失うといった最悪のシナリオに飛びつくかもしれません。チームを細かく管理することが、ストレスを下げるための頼りがちな解決策になることもあります。 

高いConscientiousness 

Conscientiousnessが高い管理職は、目標を設定し、それを達成するための明確な仕組みを作ります。このような行動は強みである一方、柔軟性のないワークフローを設定したり、チームメンバーに監視されていると感じさせかねない勤怠管理ツールを導入したりすることにつながる可能性があります。 

高いExtraversion 

Extraversionが高いことは、人との交流によって力を得ることを意味します。他者とアイデアを出し合い、チームメンバーを意見を聞く相手として、声に出して考える機会を求めるでしょう。リモートワークの環境では情報の輪から外れているように感じることがあるため、従業員の集中を妨げる「ちょっとした会話」や進捗確認で勤務時間を埋めてしまうかもしれません。 

高いAgreeableness 

Agreeablenessが高い人は、調和と協力を優先します。対立を好まず、それを避けるための行動が生産性パラノイアを助長する可能性があります。たとえば、確認を頻繁にしすぎる、仕事を「救う」ためにすぐ介入する、自分が介入しなければ仕事が完了しないのではないかと心配する、といった行動です。 

生産性パラノイアをすぐに止める方法 

リモートワークにも課題はありますが、不合理な疑念をすぐに断ち切り、チームにふさわしい信頼を示し始めることは十分に可能です。 

• 進捗確認のあり方を見直しましょう。会議のおよそ70パーセントは従業員がタスクを完了する妨げになります。また、悪い会議による従業員の疲労感は何日も続くことがあります。会議は本当に目的があるときだけ行いましょう。 
• プロジェクト管理ツールを導入しましょう。ClickupやTrelloのようなツールを使えば、締め切りやプロジェクトの進捗がチーム全員に見えるようになります。そのため、情報の輪から外れていると感じたり、情報を得るために生産性パラノイアに陥ったりする必要がなくなります。チーム全員が進捗を一貫して更新する方法を理解していることを確認しましょう。 
• 時間ではなく成果に注目しましょう。人が結果の達成に焦点を当てると、時間を最適化するようになります。そのため、何時間かかるかではなく、何を完了させる必要があるかに集中してください。時間給または請求対象の仕事については、不確実性とストレスを減らすため、チームと期待値をすり合わせましょう。
• リモートワーカーにある程度の裁量を与えましょう。始業・終業時刻の柔軟性などは、リモートワーカーがあなたから信頼されていると感じ、より大きな自律性を持つ助けになります。ただし、締め切りが固定されているタスクを明示するなど、明確な期待と組み合わせてください。そうすれば、何を期待されているのかを正確に理解できます。  

チームのパフォーマンスを把握し、日々の状況に気を配ることは、管理職としての強みになり得ます。しかし、それが行き過ぎると逆効果になります。在宅勤務がより恒常的なハイブリッドモデルとして定着するにつれ、活動量ではなく成果に焦点を当てる、信頼に基づくマネジメントへの転換が必要です。チームメンバーは、それぞれ異なる働き方やエネルギーの波を持つ異なる人々です。チームの強みを生かす方法を学ぶ管理職は、デジタル上で肩越しに監視し続ける人よりも、より良い結果を得られるでしょう。